內部稽核組織及運作情形

更新日期 : 2018-08-10 15:22:35

壹、稽核之目的

在於協助董事會及經理人查核及覆核內部控制制度之缺失及衡量營運之效果及效率,並適時提供改進建議,以確保內部控制制度得以持續有效實施及作為檢討修正內部控制制度之依據。

貳、內部稽核之組織

一、董事會下設稽核室,稟承 董事會指示,掌理稽核業務,並定期向董事會報告。

二、稽核室組織圖如下:

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參、內部稽核之運作

一、稽核室職責:

(一)稽核室為推行本公司內部控制制度自行評估作業,應辦理下列事項:

1.督促公司內部各單位及子公司辦理自行評估作業。

2.依主管機關規定,訂定公司整體內部控制自行評估項目。

3.依本公司組織系統及權責劃分,分配各部門應辦理之自行評估項目。

4.依本公司內部控制要素及作業循環,協助各部門訂定評估項目之評估表。

5.覆核各單位及子公司之自行評估報告。

6.彙總各單位及子公司之自行評估報告,併同稽核室所發現之內部控制缺失及異常事項改善情形,呈報董事會及總經理以作為評估公司整體內部控制制度有效性及出具內部控制制度聲明書之主要依據。

(二)各部門評估責任

本公司各部門及子公司管理階層應就自己業務職掌有關之內部控制制度,依本公司規定方法自行評估,並就評估過程所發現之內部控制制度之重大缺失,採取改正措施或修訂內部控制制度。

(三)前項所稱子公司以直接或間接持有50%以上股權之公司。(證券發行人財務報告編製準則之規定認定之)

二、稽核室工作:

(一)負責辦理委託設計監造技術服務暨工程發包監辦事項包括:「1.委託設計監造技術服務底價之監辦。2.委託設計監造技術服務作業之監辦。3.工程發包監辦底價之擬訂。4.工程發包作業之監辦。5.工程驗收作業之監辦」。

(二)負責辦理財務稽核檢查公司之會計、財務、交易紀錄及其他有關文件包括:「對印鑑使用管理、票據領用管理、背書保證、負債承諾及或有事項管理、職務授權及代理人制度、資金貸與他人等),以確定財務報表之妥適性(即是否足以允當表達公司在某日期之財務狀況,及截至同日止其會計期間之經營績效等」。

(三)負責辦理營運稽核(包括帳務稽核及業務稽核),對於公司之組織結構、經營程序(包括決策及作業流程)、會計及其他紀錄、各種報表、經營績效(如預算、成本、財務分析、業務增減趨勢及處理不良債權之控管)等項目之查核與分析。

(四)負責辦理電腦稽核對公司資訊單位之各項電腦作業除資訊部門與使用者部門應明確劃分權責外,其控制作業包括:「1.資訊處理部門之功能及職責劃分。2.系統開發及程式修改之控制。3.編製系統文書之控制。4.程式及資料之存取控制。5.資料輸出入之控制。6.資料處理之控制。7.檔案及設備之安全控制。8.硬體及系統軟體之購置、使用及維護之控制。9.系統復原計畫制度及測試程序之控制。10.資通安全檢查之控制。11.向本會指定網站進行公開資訊申報相關作業之控制」。

(五)定期報表編製:

1.每年一月底前以網際網路資訊系統申報內部稽核人員名冊報證期局備查。

2.每年二月底前以網際網路資訊系統申報將上一年度之內部稽核計畫執行情形報證期局備查。

3.每年三月底前以網際網路資訊系統申報將自行評估內部控制制度設計及執行的有效性,並依規定格式作成內部控制制度聲明書,前項內部控制度聲明書應依規定刊登於年報、股票公開發行說明書及公開說明書。

4.每年五月底前以網際網路資訊系統申報將上一年度內部稽核所見異常事項改善情形報證期局備查。

5.每年十二月底前以網際網路資訊系統申報將次一年度內部稽核計畫報證期局備查。

(六)向董事會提報稽核室工作報告:公開發行公司內部稽核人員應秉持超然獨立之精神,以客觀公正之立場,確實執行其職務,並每月向董事會報告稽核業務。

(七)內部控制制度(含內部稽核實施細則)之訂定與增修:視業務狀況、管理需要及其他有關法令之規定辦理,經審計委員會同意並提交董事會決議通過後,據以遵照執行。

(八)其他交辦事項:如董事長(或副董事長)、獨立董事等交辦之查核事項。

三、年度稽核計畫說明:

(一)本公司依 金融監督管理委員會證期局頒佈之「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」規定擬訂年度稽核計劃,並於該年度執行下列各項稽核作業循環,以評估本公司內部控制制度之健全性、合理性及各部門執行的有效性:

1.銷售及收款循環:

營運部視業務需要,適時對工業區開發,每年辦理一次專案業務查核。

2.採購及付款循環:

(1)營造部辦理工程發包及工程估驗計價控管等每年辦理一次專案業務查核。

(2)營建部視業務需要,適時辦理一次專案業務查核。

(3)總管理部行政處辦理不動產、廠房及設備等每年辦理一次專案業務查核。

3.薪工循環:

總管理部辦理人力資源運用及管理等每年辦理一次專案業務查核。

4.票據領用之管理、收款暨請款作業流程之管理:總管理部財務處每年辦理一次專案業務查核。

5.融資循繯、投資循環:綜企部投資處每年辦理一次專案業務查核。

6.不動產、廠房及設備循環、印鑑使用之管理及財產之管理:總管理部行政處辦理印信、事務管理等每年辦理一次專案業務查核。

7.電腦化資訊系統處理之管理(含資通安全檢查)每年辦理一次專案業務查核。

8.取得或處分資產每年辦理一次專案業務查核。

9.關係人交易之管理每年辦理一次專案業務查核。

10.對子公司之監督與管理每年至少辦理一次專案業務查核。

11.董事會議事運作之管理每年辦理一次專案業務查核。

12.薪資報酬委員會運作之管理每年辦理一次專案業務查核。

13.審計委員會議事運作之管理每年辦理一次專案業務查核。

14.法令規章遵循事項每年辦理一次專案業務查核。

15.財務報表編製流程之管理,包括「適用國際財務報導準則之管理」及「會計專業判斷程序、會計政策與估計變動之流程等」每年辦理一次專案業務查核。

16.背書保證及資金貸與他人之管理:總管理部財務處每季辦理專案業務查核一次。

17.衍生性金融商品作業之管理:總管理部財務處每月辦理專案業務查核一次。

(二)以上內部控制之評估,應於每一會計年度終了三個月內完成之。

(三)對於檢查所發現之內部控制制度缺失及異常事項,至少按季作成追蹤報告至改善為止,

以確定相關單位業已及時採取適當之改善措施。

四、各單位自行評估說明:

(一)責成各業務單位對本單位之業務或財務自行指派非經辦各該項業務之人員、作全盤或選擇性特定項目業務查核。

(二)專案自行評估:每年一月一日起至六月底以前,及七月一日起至十二月底以前必需就財務部會計處每一年辦理專案自行評估一次及營運部、營造部、營建部、綜企部、總管理部各處等每一年辦理專案自行評估一次。

(三)電腦化資訊系統處理之管理(含資通安全檢查)每年辦理專案自行評估一次。

(四)督促子公司每年辦理專案自行評估一次。

(五)董事會議事運作之管理每年辦理專案自行評估一次。

(六)防範內線交易之管理每年辦理專案自行評估一次。

(七)庫藏股轉讓員工之管理每年辦理專案自行評估一次。

(八)薪資報酬委員會運作之管理每年辦理專案自行評估一次。

(九)審計委員會議事運作之管理每年辦理專案自行評估一次。

(十)股務作業之管理每年辦理專案自行評估一次。

(十一)個人資料保護之管理每年辦理專案自行評估一次。

(十二)法令規章遵循事項每年辦理專案自行評估一次。

(十三)財務報表編製流程之管理,包括「適用國際財務報導準則之管理」及「會計專業判斷程序、會計政策與估計變動之流程等」每年辦理專案自行評估一次。

(十四)各單位辦理自行評估,應將評估結果於查核完成後一週內,作成工作底稿併同相關資料,送交稽核室至少保存五年。

五、董事會及總經理每年依據各單位之自行評估結果及稽核室之稽核報告,評估整體內部控制制度有效性,並依規定格式作成內部控制制度聲明書於每年會計年度終了後三個月內於主管機關指定網站辦理公告申報,並依規定刊登於年報及公開說明書。

肆、依據資料

一.依據 金融監督管理委員會頒定之「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」。

二.本公司公司章程。

三.本公司組織規程。

伍、獨立董事與稽核主管及會計師之溝通情形

一、獨立董事與內部稽核主管溝通情形摘要:

日 期 溝 通 重 點
106.08.01. 內部稽核主管執行106年6月份稽核工作報告及本公司部分「內部控制制度」、「內部稽核實施細則」修正案。
106.08.22. 內部稽核主管執行106年7月份稽核工作報告。
106.09.27. 內部稽核主管執行106年8月份稽核工作報告。
106.10.30. 內部稽核主管執行106年9月份稽核工作報告、107年度稽核計畫(稽核作業計劃表)及本公司部分「內部控制制度」、「內部稽核實施細則」修正案。
106.11.29. 內部稽核主管執行106年10月份稽核工作報告。
106.12.27. 內部稽核主管執行106年11月份稽核工作報告。

二、獨立董事與簽證會計師溝通情形摘要:

日 期 溝 通 重 點
106.08.01. 106年第2季合併財務報告核閱結果與內控查核情形報告,並針對部份會計原則適用問題及新修訂法令之影響進行討論及溝通。


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